Saiba tudo sobre Administradoras de Condomínio e como contratar a administradora ideal.

Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil. Assim, há muitos anos, boa parte dos síndicos se apoiam no Código Civil (artigo 1348, parágrafo 2º), o qual permite que estes contratem empresas especializadas em administração de condomínio, com a aprovação da assembleia.

Entretanto, estas empresas devem ser escolhidas com muita cautela para que o condomínio não tenha problemas futuros e entenda, de maneira detalhada, tudo o que for proposto no contrato.

Continue lendo o artigo para saber mais sobre o tema. Boa leitura!

O que é e o que faz uma administradora de condomínio?

Antes de mais nada, é necessário entender a fundo o papel de uma administradora de condomínio.

Podemos considerar que as administradoras de condomínios quando contratadas, dependendo do tipo de contrato, ficam totalmente responsáveis pela parte administrativa, gestão financeira e dos recursos humanos do condomínio. Dessa maneira, auxiliando nas tarefas do dia a dia do síndico. Abaixo seguem os principais serviços oferecidos:

Gestão financeira do condomínio

Nenhum condomínio quer ter prejuízo! Porém, muitos destes acabam entrando em dívidas por falta de de ajuda profissional, atrasando contas e gerando ainda mais despesas. Para resolver este problema o ideal é contar com assessoriade gestão financeira das Administradoras:

  • Criação e controle de previsões orçamentárias.
  • Gestão de contas a receber das cotas condominiais
  • Cobrança administrativa para com os devedores.
  • Quadro de rateio de despesas.
  • Controle de contas a pagar e seus respectivos vencimentos.
  • Calculo de alíquotas.
  • Elaboração de balancetes anuais para apresentação na Assembleia Geral Ordinária.
  • Recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRPF.
  • Entre outros

Gestão de recursos humanos

Sabemos como é complicado e burocrático todo processo de contratação de colaboradores e manutenção destes. Dessa maneira, contratar uma administradora de condomínios pode ajudar o condomínio, facilitando em diversos processos deste universo como:

  • Realizando a seleção e recrutamento, admissão e procedimentos de registro de candidatos. E atualização de fichas de registro de colaboradores.
  • Treinamento para funcionários.
  • Realiza o cadastro CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
  • Elaboração da folha de pagamento.
  • Atendimento para CIPA (NR-5), EPI (NR-6).
  • Emissão e controle dos comprovantes de pagamento dos salários.
  • Entre outros.

Gestão Administrativa de condomínios

Sabe aquele monte de papelada e documentos da área administrativa que muitos síndicos ficam adiando para preencher e atualizar? A administradora de condomínios, como o próprio nome já diz, tem em seu portfólio diversos serviços e soluções de gestão administrativa:

  • Manutenção e gestão de toda parte burocrática quanto a validação e renovação do atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros – AVCB.
  • Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:
  • Coordenação e gerenciamento de arquivos documentais.
  • Distribuição e emissão de convocações e atas das Assembleias Gerais.
  • Monitoramento de obras e serviços.
  • Entre outros.

Gestão Jurídica

Toda a parte jurídica do condomínio pode demandar muito tempo do síndico para averiguação. Logo, o síndico pode aderir a um contrato em que a administradora assuma e realize todo o processo que envolva a necessidade de advogados:

  • Consultoria fiscal, trabalhista e tributária.
  • Regimentos Internos e assinaturas de contratos de prestação de serviços, auxiliando em sua assessoria.
  • Lançar relatórios de acompanhamento periódicos incluindo o andamento de ações.
  • Acompanhamento de ações propostas e ações trabalhistas.
  • Entre outros.

Assista o vídeo abaixo do canal Dr. Flávio Varela Torres que resume de maneira objetiva o papel das Administradoras:

O trabalho dos Administradoras substituem o trabalho do síndico?

Temos que ter em mente que as administradoras não devem substituir o trabalho dos síndicos. Apenas auxiliar, manter e executar procedimentos burocráticos que estão previstos no contrato.

O síndico não deve se abster de suas responsabilidades, pelo contrário, deve supervisionar todo trabalho realizado pelas administradoras, exigindo que o trabalho seja executado de maneira competente e eficiente e que cumpra os prazos determinados.

Portanto, é o síndico que dará as ordens e a palavra final em todas as decisões. E caso algum incidente ocorra o síndico é o primeiro a ser intimado

Com essa parceria, o síndico ficará mais livre para executar outras atividades que antes não estavam sendo dadas a devida atenção e que podem estar prejudicando o dia a dia do condomínio.

No esquema abaixo, demonstramos algumas responsabilidades do síndico e das administradoras:

Existem 2 tipos de gestão de Administradoras de condomínio

Para contratar os serviços das Administradoras é necessário que você entenda quais são as diferenças entre os 2 tipos de contrato com estas:

Cogestão

É um serviço mais simples oferecido pelas administradoras, pois o síndico contará com os profissionais externos das administradoras. Dessa forma, o síndico realiza as atividades administrativas com ajuda desta equipe, aumentando a agilidade e precisão dos processos burocráticos, como emissão de documentos, boletos, encargos, entre outros.

Gestão Administrativa Completa

Neste tipo de contrato, o síndico não precisará realizar a parte administrativa, apenas supervisionar o trabalho que a Administradora está realizando, como já havíamos citado. Esse trabalho contempla, além das questões administrativas, a realização de assembleias de condomínio.

Fique atento! Saiba em qual conta bancária vincular o condomínio

Quando se contrata uma administradora é essencial que o síndico saiba onde e como vincular a conta do condomínio e como fazer sua gestão em conjunto com a administradoras de maneira mais segura.

Existem 2 tipos de conta que o síndico pode adotar confira abaixo:

Fuja da Conta Pool!

Resumidamente, a conta Pool é uma conta coletiva onde todo o dinheiro que é captado de diversos condomínios é administrado e gerenciado pelas administradoras em sua conta bancária. Estes recursos são armazenados em subcontas contábeis para cada condomínio.

Nesta conta a administradora fica responsabilizada pelas receitas de pagamento de cada um dos condomínios que ela administra, porém tanto os condôminos, quanto o síndico não possuem acesso aos extratos bancários.

Por isso, não recomendamos a utilização deste tipo de conta, principalmente porque muitas administradoras aproveitam desta para desviar verba e cometer fraudes. Outro grande problema é que se algo acontecer com a administradora, como esta ir a falência o condomínio poderá perder a quantia depositada na conta.

Cuidado, na internet muitas administradoras alegam oferecer benefícios e redução de custos para os condomínios com a conta pool, o que pode parecer uma vantagem no curto prazo pode se transformar em dor de cabeça no longo prazo.

Conta Veiculada

A Conta Veiculada é considerada mais segura já que o síndico tem controle e acesso total das contas. Aqui a conta bancária é do próprio condomínio, permitindo uma visão real das condições financeiras deste e com acesso do síndico às informações relevantes e no que tange a operação bancária.

Assim, a administradora ficará responsável pelo controle jurídico, emissão de boletos e balanços mensais. E a gestão e supervisão financeira ficará a cargo do síndico. Assim, com esta conta o síndico tem mais controle dos créditos e débitos do condomínio.

Por outro lado, o síndico precisa estar bem preparado para saber lidar com toda parte burocrática e financeira e o condomínio tem o dever de disponibilizar recursos para cumprir todos os prazos e datas de pagamentos.

Agora que você já sabe mais sobre administradoras e como elas operam junto às operações financeiras e bancárias, saiba como contratá-las de maneira assertiva.

Como contratar uma administradora de confiança?

Para contratar uma administradora de confiança é necessário realizar uma pesquisa detalhada, analisando se esta possui boas indicações dos outros condomínios, se não possui nenhuma reclamação ou processo e, claro, se possui profissionais qualificados.

Não se limite! Orce diversas administradoras para saber qual delas oferece os melhores serviços a um preço que o condomínio pode pagar. Contudo, desconfie de honorários muito abaixo do preço de mercado.

Entre em contato com os condomínios que foram atendidos recentemente pelas administradoras analisadas para saber de fato se as indicações são reais.

Além disso, é muito importante analisar o contrato lendo cada item com muita cautela para não cair em golpes, como o item que aborda especificamente a cláusula referente a quem será responsável pelo pagamento de multas e despesas extras, caso algum erro aconteça.

Por fim, é necessário apresentar para o condomínio a proposta da administradora e apenas com a aprovação geral da assembleia dos moradores que o contrato poderá ser fechado.

Condomínio foi lesado pela administradora – O que fazer?

Normalmente, o condomínio pode ser lesado quando este contrata uma administradora em conta Pool. Por isso, se algo de errado acontecer é necessário que o síndico haja com sabedoria e agilidade, cancelando rapidamente novos depósitos na conta pool.

Além disso, é necessário contratar um advogado qualificado para caso o problema se estender o condomínio possa entrar com uma ação judicial contra a administradora.

Fique atento!

Agora você já sabe tudo sobre Administradoras de Condomínio!

Siga as nossas dicas e contrate uma Administradora de confiança. Quer saber mais sobre as diretrizes e novidades do mundo condominial? Então continue lendo o blog da Portaria System.

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